El control de calidad
en los procesos de localización, traducción y gestión
de contenidos multilingües (II).
RESUMEN DE LA PRIMERA PARTE DEL ARTÍCULO (publicado
en el número de febrero). La calidad se está imponiendo
como factor de diferenciación en nuestro sector. Al referirnos
a calidad aludimos a tres aspectos esenciales: disponer de una plataforma
tecnológica adecuada para facilitar la relación entre
clientes y proveedores; contar con unos recursos humanos especialmente
cualificados; y apostar por la obtención de certificaciones
de calidad. La implantación de un control de calidad eficiente
en el desarrollo de un proyecto de internacionalización web
pasa por la implantación de un procedimiento de arquitectura
de tres capas: capa de visualización; capa de lógica
de negocio; y capa de datos. El control de calidad se complementa con
la consideración de aspectos lingüísticos, metodológicos,
técnicos y gráficos al mismo tiempo. Cada una de estas
capas tiene sus cometidos y la mezcla de códigos entre ellas
supone abordar el proyecto de forma personalizada, adecuándose
a las necesidades concretas de la organización que lo pone en
marcha, pero dentro de un esquema de normalización, estandarización
y escalabilidad futura.
Algunos consejos prácticos
para el aseguramiento de la calidad
Es posible establecer algunas recomendaciones para
garantizar el buen fin de la calidad en esta clase de proyectos. Aunque
son muy genéricas, pienso que pueden contribuir a abrir los
ojos a quienes lo vayan a acometer en un breve periodo de tiempo:
1ª No mantener códigos de programación
distintos para cada lengua (sobre todo en la capa de lógica
de negocio).
2ª Separar código y textos, no incluir
textos traducibles en el código mediante la utilización
por ejemplo de variables.
3ª No duplicar en base de datos contenidos no localizables,
normalmente contenido gráfico o multimedia de gran peso.
4ª En un proyecto nuevo, plantearse la globalización como
una funcionalidad importante de todo el sistema.
5ª Ejercer en todo momento un estricto control sobre
el proceso que permita modificar ágilmente cualquier aspecto indeseado
(una excelente alternativa es que el proveedor le facilite una clave de
acceso encriptada a un gestor on-line de contenidos multilingües
que permita ver en tiempo real el estado del proyecto y facilite la realización
de funciones como listados de archivos enviados por proyecto, listados
de proyectos, listados de documentación descarga o de referencia,
funciones de búsqueda, funciones de visualización de paquetes
zip de archivos...).
6ª Incorporar sistemas integrados de ayuda a la traducción,
con el fin de optimizar los procesos de traducción llevados a cabo
en la organización, incluyendo tanto software de traducción
asistida (que posibilite automatizar determinadas tareas repetitivas)
como programas para gestionar bases de datos terminológicos (que
dispongan de funcionalidades como gestor de terminología multilingüe,
estructura predefinible pero modificable, búsqueda y manipulación
de datos, combinación de múltiples diccionarios, módulo
de importación y exportación a cualquier archivo estructurado
ASCII/ANSI...).
7ª Y optar por proyectos escalables, que permitan crecer
según van aumentando las necesidades del cliente, incorporando nuevos
idiomas u otros módulos adicionales.
Y un caso paradigmático: cinco fases en un
proceso de estas características
El procedimiento de implantación del plan de calidad
orientado a certificar los procesos de localización, traducción
y gestión de contenidos multilingües atraviesa habitualmente
cinco fases paradigmáticas: diagnóstico de la empresa, involucración
del personal, desarrollo de la documentación del sistema, implantación
y auditoría interna.
1.- Diagnóstico de la empresa
El objetivo de esta fase es conocer cuál es la situación
real de la empresa con respecto a los diferentes puntos contemplados en
cualquiera de las acreditaciones ISO. Para ello han de realizarse entrevistas
personales con los distintos directivos de la organización, en las
que se traten todos y cada uno de los puntos contemplados en la norma. Con
toda esta información se elaborará un informe de diagnóstico,
donde se detalle exhaustivamente el estado de cosas existente.
2.- Involucración del personal
Este apartado consta de dos partes diferenciadas. En la primera
de ellas, una vez revisado el anterior informe, se realizará una reunión
de la dirección de la empresa con todo el personal de la organización,
incluyendo la figura del colaborador a distancia, muy habitual en este sector,
para explicarles qué se pretende, qué implica el proyecto y
otros aspectos destinados a concienciar y mentalizar al personal.
Asimismo, se han de llevar a cabo distintas sesiones de formación
(no es recomendable más de tres sesiones de una duración máxima
de cuatro horas cada una de ellas) dirigidas al personal "en plantilla" de
la empresa (en este punto ya no es necesario implicar a los restantes
colaboradores). El contenido de estas sesiones será el siguiente:
explicación
del proyecto que se va a abordar, qué son las Normas ISO de la serie
9000, contenido de la normativa ISO en los puntos que afecte a la empresa,
y qué es una Auditoría de Calidad.
3.- Desarrollo de la documentación del sistema
En esta fase se establecerá un orden de prioridades
de los procedimientos que hay que desarrollar y, posteriormente, se irán
desarrollando cada uno de ellos, lo que a su vez supone cuatro pasos:
a) Toma de datos: El técnico asignado al proyecto
se reunirá con todas las personas intervinientes en cada procedimiento,
tomando los datos necesarios para su desarrollo y redacción definitivos.
En caso de que no hubiera un sistema de trabajo establecido para dicho
procedimiento, se diseñará conjuntamente con los implicados,
de forma que se llegue al consenso sobre cómo se harán las
cosas. El objetivo de esta fase es alcanzar la definición final del
procedimiento de trabajo en cada área debido a que son ligeramente
diferentes los requisitos en localización o traducción que
en gestión de contenidos.
b) Redacción del borrador del procedimiento: Se documentará cada
uno de los procedimientos definidos, utilizando para ello los formatos normalmente
empleados, y se desarrollarán los flujogramas y textos correspondientes.
c) Presentación del borrador: Una vez documentado
el procedimiento, se presentará el borrador desarrollado, al objeto
de incorporar cualquier modificación, sugerencia o variación
que pudiera surgir. El objetivo de esta reunión de presentación
es conseguir un procedimiento totalmente aceptado por la empresa.
d) Reunión de implantación: En esta reunión,
cada procedimiento quedará plenamente aceptado, dándose las
pautas para el comienzo de su aplicación. A partir de este momento,
comenzará la implantación de dicho procedimiento.
4.- Implantación
La implantación debe consistir en la puesta en funcionamiento
de los diferentes procedimientos definidos en la etapa anterior. Esta es
la fase en la que la responsabilidad del éxito recae fundamentalmente
en la empresa, puesto que es su personal el que tiene que utilizarlos. Desde
mi punto de vista, dada la habitual dispersión del personal de las
empresas que acometen proyectos de estas características, para comprobar
que las diferentes tareas se realicen de acuerdo con los procedimientos periódicamente
han de hacerse pequeñas auditorías no formales.
Esta fase permitirá detectar problemas que ulteriormente
serán corregidos, llegando incluso a las modificaciones que sean necesarias
en determinados procedimientos. La experiencia demuestra que lo ideal en
esta fase es que sea el personal de la propia empresa quien utilice el procedimiento
de control de la documentación para realizar las modificaciones.
5.- Auditoría interna
Una vez implantados los procedimientos y antes de pasar por
la auditoría definitiva, se realizará una auditoría
interna destinada a cumplir los siguientes objetivos: ofrecer garantías
de que el sistema documentado pase la certificación; e implantar el
procedimiento de Auditoría Interna, evitando así la no conformidad
en este punto.
En definitiva, si la puesta en marcha de planes de calidad
se ha convertido en una exigencia prioritaria para alcanzar la satisfacción
total de los usuarios, alcanzar la Cultura de la Calidad anteriormente indicada
implica situarse en vanguardia del mercado, apostando decididamente por la
oferta del mejor servicio hacia los clientes. Porque sólo aquellas
empresas que apuesten decididamente por la optimización de los niveles
de calidad en sus procesos productivos estarán en condiciones de afrontar
con garantías el reto de la competitividad. Por consiguiente, la búsqueda
y obtención de la calidad total constituye así un reto de primer
nivel para todas las empresas que desarrollan su actividad dentro del sector
y se erige como uno de los ejes estratégicos que guiarán la
política corporativa de estas compañías durante los
próximos años.
Pedro Díez Orzas
Director General de Linguaserve
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